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Project從基礎到精通_Project任務清單初始化技巧

Project從基礎到精通_Project任務清單初始化技巧

更新時間:2024-02-07 文章作者:未知 信息來源:網絡 閱讀次數:

Microsoft Project (或 MSPROJ)是一個國際上享有盛譽的通用的項目管理工具軟件,凝集了許多成熟的項目管理現代理論和方法,可以幫助項目管理者實現時間、資源、成本計劃、控制。

今天帶大家學習Project軟件中任務的初始化和排版技巧。

所謂的任務初始化就是把我們WBS分解后的總任務、子任務、相關摘要數據初始化進入軟件,利用軟件的相關功能和特性完成項目進度、成本、資源的管理。排版技巧就是通過一些列的相關操作達到方便管理的目的,并且符合項目規范管理。

本文適合那些人員呢?

  • 打算使用該軟件管理項目的項目負責人或者項目經理,對軟件非常的不熟悉。
  • 已經使用過一段時間的項目經理,但是對軟件的一些技巧沒有掌握,只是停留表面階段。

以軟件開發過程為例,模擬整個制作過程,最終的效果如下圖所示:

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最終效果

制作步驟

第一步:項目任務列表初始化

WBS任務分解的總任務、子任務、相關摘要數據初始化進入軟件。任務的分解可以利用PPT、Excel、Xmind等軟件完成。小編習慣使用Xmind軟件進行任務分解。以本項目為例,分解結果如下圖所示:

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任務分解結果

從縱向分析,分為三個部分,產品名稱、產品階段、產品階段中需要執行的具體任務。把上面任務分解結果初始化到軟件中。效果如下圖所示:

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初始化列表

第二步:調整項目任務列表

初始化數據后,任務名稱列表顯示所有的任務,很顯然不是我們想要的結果,這個時候就需要我們調整任務列表結構。

任務列表結構的調整需要掌握兩個菜單的使用,如下圖所示:

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菜單功能

菜單1:把選中的任務列表級別升級。

菜單2:把選中的任務列表級別降級

掌握這兩個菜單功能,我們很快完成任務列表的排序,效果如下圖所示:

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排序效果

強烈建議:任務排序初始化過程,建議使用自動計劃,如果使用手動計劃計劃,項目日期、工期都需要花費很長時間去調整,如果項目管理知識薄弱的項目經理,調整起來更是費勁。另一方面,如果使用手動計劃,如果調整不合理,界面會報很多的錯誤,非常的不美觀。

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示例界面

依據已有的任務列表,我把自動任務調整成為手動任務,任務完成日期列就報錯了,需要我們手動調整,如果項目規模比較大,我們手動調整,非常的耗時費力。

第三步:項目任務列表添加工期

項目的工期前期可能只是個計劃,根據項目不斷推進,項目工期需要實時調整,一般項目的工期以天為基準單位。當然也可以別的時間為單位,這里就不詳細講解了,請查詢相關資料學習。最終效果如下圖所示:

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添加工期

最后一步:項目任務列表添加開始時間、完成日期

這塊功能就不多介紹了,根據實際情況完成開始日期的填寫,開始日期填寫完成后,完成日期會自動計算,但是前提條件的任務的類型必須設置成自動任務。

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添加開始日期、完成日期

技巧

技巧一:WBS分解的任務,每個子任務都有任務編號,數據初始化到軟件后,是否還可以顯示任務編號呢?答案是肯定的,可以通過軟件的設置達到我們的目的。具體步驟如下圖所示:

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顯示大綱數字

技巧二:甘特圖對應的顏色如何修改,有的項目經理需要截圖到PPT,為了匹配PPT風格,需要調整顏色。操作步驟如下圖所示:

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