凡事預則立，不預則廢，PPT演示也是一樣。一個優秀的PPT文稿，還需要進行完美的同步演示，才能發揮演示的最大效果。也就是說PPT制作結束并未萬事大吉，還需要為現場演示PPT做一些準備，這是演示者將PPT內容傳遞給觀眾的最后步驟，也是最關鍵的環節。因為PPT文稿是為演示服務的，如果演示失敗，PPT再完美也是無效的。因此在演示前我們必須做到“萬事俱備，只等上臺”，為演講做好充分的準備。

預演，獨自排練做準備

所謂的預演就是關上門，打開PPT，進行一次自我模擬講演，即一邊播放幻燈片，一邊根據需要進行講解。雖然是無人狀態下，但一定要像在現場一樣，一絲不茍地進行演說，在此過程中就會發現可能存在的問題。我們還可以進行錄像，這樣能夠更加有針對性地發現并解決問題。通常我們會從4個方面進行預演(如圖1)。

1、演示文稿的完善

在播放文稿的過程中，我們需要檢查文稿中的文本圖片是否有誤，播放順序是否錯亂，動畫的選擇是否合理，音視頻文件是否和P P T保存在

同一文件夾。這里需要特別說明的是，很多人不想記住講解內容，喜歡將成段文字都放在P P T中，演示時照讀，這是很不合理的。其實我們可以將講解的內容填寫在備注欄，打開PPT2013，切換到“視圖”選項卡，單擊“筆記”按鈕，在演示文稿下方會出現備注框，將相關內容輸入在這里(如圖2)，這樣在放映演示文稿時使用演示者視圖，則不會在大屏幕上顯示備注內容。另外還要反復運行演示文稿，多次重復打開鏈接的文件。

2、現場情節的預設

演示不只是按部就班播放幻燈片，更主要是將內容傳達到給觀眾，這就需要激發觀眾的興趣，吸引他們的注意力，讓觀眾能夠記住講解內容。此時我們就需要對自己的演示情節進行設計，如：在演示過程中添加一些互動游戲，講幾個精彩故事或觀看幾段視頻，只要是能夠調動觀眾對演示的關注，那就我們就可以嘗試。

比如要說明“經驗比學歷更重要”，設計了這樣一個故事。某肥皂廠自動裝肥皂設備經常會漏裝，出現空盒，因此廠長讓技術部的博士尋找解決方法，博士花了上百萬，設計了一個自動分揀設備，而廠里的工人花了100多塊實現了類似的效果：在設備旁邊放了一臺電風扇，空盒就會被自動吹走了……這個故事就很好地詮釋了自己的觀點。

3、演示時間的控制

演示時間是很難完全確定的，預演時計劃的時間和實際演示的時間可能會有所偏差，這就需要我們在預演時控制好時間，并且準備一些可增加或可刪除的內容，通常可以從下面四個方面進行彌補(如表1)。

如果從整體上把握演示時間有難度，我們可以考慮將自己的演示分為若干階段，然后根據內容的重要程度合理分配時間。在預演過程中，在每一部分結束時，將所花費的時間與計劃時間進行對比，再確定彌補差距的方法。為了準確控制演示時間，我們可啟用“演講者視圖”，切換到“幻燈片放映”選項卡，勾選“使用演示者視圖”、“播放旁白”、“使用計時”和“顯示媒體控件”(如圖3)，這樣在放映幻燈片時在電腦端會出現備注和計時，而投影機上只會出現演示文稿。

4、體態語言的調整

如果演示是站立在觀眾面前，那么體態語言也顯得尤為重要，因為演示時展示給觀眾的不僅僅是自己的聲音，還有動作、表情、眼神等身體語言。因此在預演過程中就不能局限于演示內容的調整，最好能有一面鏡子以看到自己的肢體語言，以調整自己的體態語言(如圖4)。

出行檢查，切忌丟三落四

出發前的檢查是非常重要的綜合性檢查，囊括了文稿、設備等檢查，檢查工作可以在出發前進行，但是一定要留有足夠彌補失誤的時間，通常包含三個方面的檢查(如圖5)。

1、演示文稿，多條途徑檢查

對于演示者來說，演示文稿的重要性就不言而喻了，我們主要檢查文稿狀態、文稿內容和備份文稿。文稿狀態是文稿的完整度，特別是音視頻文件是否跟演示文稿放在一起，能否正常播放。內容檢查包含文字、圖形等內容，如果演示文稿不在自己的電腦上播放，一定注意文稿的字體，特別是使用了特殊字體，最好將字體打包到文稿中，否則文稿中的文字可能會錯位。在Powerpoint2013中，選擇菜單“文件→選項”出現對話框(如圖6)，切換“保存”選項，勾選“將字體嵌入文件”，單擊“確定”按鈕即可。最后檢查備份的演示文稿是否是最終版本，文稿保存最好同時在電腦、U盤和網盤中保存，這樣才能確保萬無一失。

2、個人著裝，既大方又得體

在演示時演示者自然是焦點，因此著裝是非常重要的。我們一定要根據演示的內容選擇合適得體的著裝，通常我們會從4個方面選擇著裝(如圖7)。

3、清點裝備，該帶的得帶上

出發前要帶上演示時要用到的各種裝備，方便的話最好攜帶自己的電腦，在其它電腦上打開演示文稿可能會出現版本不兼容，出現亂碼、字體改變、音視頻特別是Flash不能播放等問題。很多時候就是這些細節問題導致演示出現故障，因此可以列出一個清單(如表2)，出發前進行一一對照。

現場調試，成敗盡在此時

演示現場的發揮是演示成功的關鍵，通常在自己熟悉的環境中我們才能侃侃而談，大方自如，不會有太多的不適。因此有條件可以先熟悉演示場地。首先會場一般已經提前布置好，到達后只需要熟悉一下就可以啦，比如：會場布置是否便于互動，站立位置能否讓觀眾看清，大屏幕的擺放位置是否能確保所有觀眾都能看清，現場的燈光是否會造成盲區……如果發現不合理的地方可以請主辦方協調處理，不能處理則在演示時由自己調節。最后就是要查看自己的設備能否正常連接，比如電源線是否容易碰到，電池能否正常供電，屏幕上的文字觀眾能否看清楚，麥克風的音量是否合適，演示文稿是否完好等等。

一場精彩的演示，不僅僅取決于PPT，更重要的是使用PPT的人，同一個PPT通過不同的人來演示，效果也是完全不一樣的。只有把這些演示前期的瑣事做好，在演示時才能做到心無旁騖，將演示效果最大化。

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