1、在占位符中輸入

在幻燈片中，有帶有虛線或影線標記邊框的框，里面有相關提示文字，這是占位符。這些框內可容納標題和正文，以及圖表、表格和圖片等。在點位符上單擊(雙擊)鼠標，便激活該區域，就可以往里面輸入或粘貼文本，或添加圖標所示的其它構件。

2、直接輸入

編輯大量文本，推薦使用直接輸入文本的方法，在“普通視圖”下，將鼠標定在左側的窗格并切換到“大綱”標簽下。然后在幻燈片后單擊直接輸入文本字符。輸入完一個內容后，按下“Enter”鍵，新建一張幻燈片。

如果希望在原幻燈片中輸入正文文本，只要按一下“Ctrl+Enter”鍵即可。此時，如果此時想新增一張幻燈片，需再次按下“Ctrl+Enter”鍵。

3、在文本框中輸入

單擊“插入”－“文本框”，在子菜單中單擊 “水平”則插入文字框為水平方向的文本框，單擊“垂直”則插入文字框為垂直方向的文本框。然后在幻燈片上單擊就可以往里面輸入或粘貼文本。文本占位符和文本框兩者從形式到內容上都是一樣的，但是有一定的區別：

其一，文本占位符是由幻燈片的版式和母版確定，而文本框是通過繪圖工具或“插入”菜單項插入的；

其二，占位符中的文本可以在大綱視圖中顯示出來，而文本框中的文本卻不能在大綱視圖中顯示；

其三，當其中的文本太多或太少時，占位符可以自動調整文本的字號，使之與占位符的大小相適應，而同樣的情況下文本框卻不能自行調節字號的大��；

其四，文本框可以和其他自選圖形、自繪圖形、圖片等對象組合成一個更為復雜的對象，占位符卻不能進行這樣的組合。

更改文本級別：

對于占位符或文本框中的文本段落，允許具有不同的級別。通過不同級別的文本把演講的內容提要放映在屏幕上，顯明的層次可以使觀眾更易接受，也增強了演講的條理性。更改文本級別，可以在大綱視圖下進行，也可以在幻燈片視圖下進行。在文本占位符中，輸入時系統默認的是一級文本，當需要更改文本的級別時，單擊大綱工具欄中的以下兩個按鈕：

升級按鈕：當按此按鈕時可以把選定的段落由低級升高到上一級，如當前段落是二級文本，按此按鈕后改變為一級文本。

降級按鈕：按此按鈕可以把選定的段落由高一級降到下一級。