?作為全世界公認使用最廣泛的軟件，Office 的 Outlook 相信大家一定不會陌生，小編就來說道說道 Outlook 的使用技巧。

在運維界區分老手和新人的最重要的一個參照就是快捷鍵、命令行用得溜不溜。職場白領也是如此，你是否羨慕財務部的“表哥”“表姐”能把 Excel 玩得那么利索？沒關系，小編現在就教你把 Outlook 玩得飛起！

01

Outlook 的快捷鍵除了一些 Office 通用的“加粗”、“斜體”、“撤銷”等之外，特有的組合鍵有：

Ctrl+R: 在選中某封郵件時快速回復

Ctrl+Shift+R: 快速回復所有人

Alt+W: 轉發郵件

Ctrl+M: 即 F9，發送接收所有目錄

Alt+S: 發送郵件

Ctrl+G: 跳轉到日歷的任意一天查看當日/周/月的日程安排

此外，在 Outlook 初始界面，通過 Ctrl+數字鍵 可以完成面板間的切換：

在 Outlook 2016 的橫置面板中也是如此：

02

除了這些系統定義的快捷鍵，用戶也可以自定義快捷鍵。

比如有些用戶會頻繁給郵件“插小旗子”，頻繁給“標記完成”定義一個快捷鍵；或者由于郵箱限制，用戶需要定期地將郵件移到本地目錄。這些操作呢其實都可以通過快捷鍵完成：

1. 打開“快速步驟管理”

2. 選擇任何一個操作（比如移動郵件、完成任務等操作），點擊編輯：

3. 然后，選擇詳細的操作步驟（這里可以添加好多好多步驟，比如移動到多個文件夾；然后在文件夾A下標上旗子、文件夾B下標記為未讀、文件夾C下標記顏色；然后刪除原始郵件；然后......），給這些操作步驟指定一個快捷鍵就完成啦！

怎么樣，是不是瞬間覺得可以擺脫鼠標點擊了。當然這在日均處理幾十封郵件的部門是沒有太大用處，但對于日均郵件處理幾百封郵件的個人和部門（比如客服、信訪、咨詢部門等等）就大有裨益了。

03

第三個你意想不到的快捷方式是：

如果你當前剪貼板里有一大段文本了，你進到Outlook界面中，直接按 Ctrl+V 就會新創建一個郵件，郵件正文即剪貼板里的內容。（當然，如果當前面板是日程面板，Ctrl+V 后就會新建一個約會；如果是聯系人面板，Ctrl+V 就會新建一個聯系人的便簽......）不需要去點擊“新建郵件”。不過需要注意的是，黏貼操作只適用純文本，圖片視頻內容會丟失。

哦對了，剛說到了“插小旗子”和“標記完成”，這個的快捷鍵是鍵盤上的“Insert”鍵，還支持批量標記哦。

如果你只想將它保存為標準的 msg 郵件格式，只要將它拖到桌面或任意一個 windows explorer 里面就行了。

快捷鍵的操作就說這么多，大家可以實戰一下，相信周圍同事一定會震精的。下期給大家說點快捷鍵之外的使用技巧^o^

我記得上一講最后介紹了通過拖曳的方式將 Outlook 郵件另存為文件的辦法。其實這個辦法適用于所有 Outlook 對象，包括聯系人、任務、會議、便簽等等。今天我們來講快捷鍵外的實用技巧。

相信大家都有這樣的經歷，就是我在寫某個重要文檔的時候常常會被郵件彈窗所打斷，而這些郵件通常是外圍系統的一些信息提示類郵件。我不希望工作老被打斷同時我又不想錯過重要郵件該怎么辦呢？

1

對了，設置規則是最有效的辦法，不過在這之前，你需要關閉常規的郵件報警。操作步驟是打開 Outlook 選項頁-->進入“郵件”標簽-->關閉“播放聲音”和“桌面報警”提示。

然后添加一個規則，誰都不希望錯過老板的郵件，如果是單獨發給我的那更加事關緊急，我們需要創建這樣一個規則。

當然實際應用中一定是因人而異的，可能某個客戶發給你的郵件也很重要，公司人事和IT的郵件也很重要，你可以根據實際情況設計規則。

2

另一個比較常用的規則是將不是直接發給你的郵件移出你的收件箱，操作方式就是在條件中選擇“To列表中不包含我的”；

操作是“移動到指定文件夾”。

小編曾經見過一個極度“精分”的用戶，郵件目錄比小編的郵件都多，里面包括不同發件人、不同項目、不同處理類別等等。

3

當然，給郵件分類無非是為了方便搜索，從搜索角度，另一個比較高效的做法是定義搜索文件夾，將常用的搜索保留下來。

這個搜索可以定義關鍵字，發件人，收件人，郵件分類，接收時間段，附件選項，重要度等等。以后常用的搜索我們就可以直接在這個文件夾里面找結果啦。

除了經常用的搜索條件，經常寫的郵件也可以保存成為模板，比如說周報、報銷申請、加班/請假申請等等。點擊文件-->保存就可以將講當前郵件保存成模板。極致點的做法是將所有常用模板存放在一個 PST 文件中。

4

最后一個我想說的功能是用自然語言描述會議日期，之所以放最后是因為目前此功能還沒有開放中文語言識別。比如說我們要開一個圣誕趴踢，我們通常會打開日歷然后滾動到年底選中日期，這是普通行政人員的做法。其實我們只要打"Saturday before Christmas", 系統就會自動識別到今年圣誕節的前一個周六。類似的還有”Next Monday“，"New Year's Eve"都能識別出來。