有時，制作好的 Excel 文件并不僅限于自己使用，而是經常會以郵件附件的形式發送給同事、顧客和客戶。因此，為了讓接收方能夠順利地打開 Excel 文件，我們在發送文件時需要做好準備。雖然這似乎是微不足道的小事，但如果連這些地方都考慮不到的話，我想這樣的人也是無法做好工作的。

請注意文件保存形式

“我的電腦打不開別人發過來的 Excel 表格……”

Excel 文件有幾種保存形式。使用 Excel 2007以后的版本保存文件時，初始設定為“Excel 表格”，以“.xlsx”為擴展名。關于這個保存形式，有幾點需要大家特別注意。

Excel 2003之前的版本，無法打開以“.xlsx”為擴展名的文件

雖然相比以前已經大幅減少了，但如今還是有不少企業在使用 Excel 2003之前的版本。

假設，我們以郵件附件形式給客戶發送對方需要的 Excel 文件。這時候，如果客戶的 Excel 軟件版本為2003版，而你發送的文件擴展名為“.xlsx”的話，客戶就無法打開該文件。這樣只能“重新發送”。

“.xlsx”形式的表格無法保存宏

Excel 中有一個叫作“宏”的功能，可以自動處理數據。直接保存“.xlsx”的文件，其中如果包含宏，在想要保存時會出現以下對話框。

按【是】，不啟用宏來保存

此處若一不留意按下【是】，很容易發生做好的宏消失不見的慘劇。

為了避免這樣的情況出現，請將 Excel 文件的保存形式預先設置為“Excel 97-2003文件（*.xls）”。如果不需要處理超過65536行的數據，在實際工作中用這種版本的文件來保存就足夠了。具體請按以下順序設定。

【文件】?【Excel 的選項】?點擊【保存】?將【文件保存格式】下拉選項改為【Excel 97-2003文件（*.xls）】

【文件保存格式】設置為【Excel 97-2003文件（*.xls）】

用的不是2003以前的版本，又要處理65536行以上的表格數據，選擇【Excel 啟用宏的工作表（*.xlsm）】也可以保存。