善用鍵盤

不只是 Excel，操作電腦一般都需要使用鍵盤和鼠標。只用鼠標時，不得不逐步點擊各項菜單，如果是用鍵盤的話，一次就能夠完成這些操作。這就是“快捷鍵”功能。

例如，“設置單元格的格式”這一步，我發現很多人是將光標移至單元格上，點擊鼠標右鍵，再選擇“設置單元格格式”。接下來我要教給大家一個方法：只需按快捷鍵“Ctrl?+l?”，立刻就能打開“設置單元格格式”。

【設置單元格格式】，按“Ctrl?+l?”立刻打開

諸如此類，不使用鼠標就能完成的操作數不勝數。這樣的方法掌握得越多，操作就會變得越來越順暢。

還有前面提到過的“查找和替換”這兩個功能。

“想刪除 Excel 表格中電話號碼中的連字符。”

“想將半角格式的連字符統一替換為全角。”

使用快捷鍵“Ctrl?+H?”就能立刻完成。

如果使用鼠標的情況下，至少需要完成以下3個步驟（2010版本）。

點擊開始菜單?找到功能區最右側的“查找和選擇”并單擊?點擊“替換”

即使事先知道【開始】菜單中有“查找和替換”這個選項，順利找到的話最快也要花3秒鐘。按照熟悉程度的不同，在這上面花費的時間可能有3倍的差。要是動作慢的人，甚至會花5秒鐘以上。我們的日常工作需要熟練使用電腦，因此一定要熟練使用快捷鍵。

另外，在想要“復制粘貼”時我們可以使用快捷鍵Ctrl?+C?（復制）和Ctrl?+V?（粘貼）。即便如此簡單的操作，有人還是會使用鼠標右鍵來完成，這也會導致工作速度變慢。在速度上，甚至可能會與其他人產生10倍以上的差距。

重要快捷鍵一覽表

只要掌握幾種常用的快捷鍵，操作速度就能提升10倍，更能掌握 Excel 的基礎操作步驟。如果想要迅速提升 Excel 的操作效率，首先要了解以下快捷鍵操作。

• Ctrl?+l??打開“設置單元格格式”
• Ctrl?+S??保存。要經常保存文件
• Ctrl?+Z??撤銷，回到上一步。操作錯誤時，請冷靜地按下這個快捷鍵
• Ctrl?+F??查找工作表上或者文件內的字符串（檢索功能）
• Ctrl?+H??一次性修改或刪除多個字符串（替換功能）
• Ctrl?+Enter??一并輸入多個單元格
• Ctrl?+D??復制上一個單元格的內容
• Ctrl?+R??復制左邊單元格的內容
• F4??設定公式的絕對引用
• Ctrl?+F2??在 Excel 2007之后的版本中，此快捷鍵可以顯示打印預覽
• Ctrl?+F11??添加工作表
• Alt?+=??運行“自動求和”
• Ctrl?+C??復制
• Ctrl?+V??粘貼
• Ctrl?+X??剪切
• Alt?+Enter??單元格內換行
• Ctrl?+空格??選中活動單元格所在的整列
• Shift?+空格??選中活動單元格所在的整行（活動單元格為半角英文）
• Ctrl?+?-?（減號）?刪除單元格、行、列
• Shift?+Ctrl?+?+?（加號）?插入單元格、行、列