數據錄入的繁瑣，工作效率的低下，甚至數據出錯率居高不下，分分鐘會影響自己工作的心情。

那么究竟如何才能提高效率，保證數據錄入不會出錯呢？

解決思路

把能夠固定錄入的信息，變為下拉列表的方式，由填表人通過直接選擇的方式，填寫信息，避免手動打字錄入失誤。

解決方法

利用序列，生成下拉列表。

方法一：數據驗證

可使用數據驗證來限制數據類型或用戶輸入單元格的值。數據驗證的最常見用法之一是創建下拉列表，利用下拉列表限制用戶輸入數據的值。

1. 在單元格中創建列表數據區域

2. 選中索要限制的單元格區域

3. 單擊數據選項卡

4. 選擇數據工具組中的數據驗證

5. 在驗證條件中的“允許”選擇【序列】

6. 在“來源”中選擇我們第一步創建的列表數據區域

方法二：快捷鍵序列【alt】+【↓】

在現有的數據區域中，若已經包含了所有的系別，那么我們可以使用快捷鍵的方式錄入數據。

1. 選中數據區域下的相鄰單元格，注意一定是要和上方數據相鄰的空單元格

2. 使用鍵盤上的【alt】鍵+方向鍵【↓】

3. 系統會識別出上方所有數據并且生成快捷下拉列表

4. 用鍵盤上的方向鍵上下選擇數據并敲擊回車即可 或 使用鼠標選擇我們需要填充的數據

然而我們會發現，序列只能錄入一列數據，若我第二列的數據想隨著第一列的變化而能夠錄入不同的數據，這要如何操作呢？

這個時候，我們可以考慮使用多級聯動序列來完成我們的操作。

多級聯動序列

我們在網上填寫個人信息的時候會發現，在地址一欄中，我們先選擇了省份以后，在后面的選項框中會顯示出對應省份的城市供我們選擇，以此類推下一個選項框對應的是區。

這種由前一個選項框決定后一個選項框內容的序列，稱之為多級聯動序列。

那么在我們Excel中如何實現這樣的一個多級聯動序列呢？

以二級聯動為例

建立一個兩級聯動的列表數據區域

建立一級下拉列表

1. 在單元格中創建列表數據區域

2. 選中索要限制的單元格區域

3. 單擊數據選項卡

4. 選擇數據工具組中的數據驗證

5. 在驗證條件中的“允許”選擇【序列】

6. 在“來源”中選擇我們第一步創建的列表數據的首行

7. 創建列表數據名稱

1. 選中列表數據區域

2. 點擊公式選項卡

3. 選擇【根據所選內容創建】

4. 只勾選【首行】即可，去掉其他的勾

5. 點擊確定完成名稱的創建

這個時候我們可以在“名稱管理器”中看到我們定義的系別，以及每個系下方對應的專業。

建立二級下拉列表

1. 選中專業下面的單元格

2. 單擊數據選項卡

3. 選擇數據工具組中的數據驗證

4. 在驗證條件中的“允許”選擇【序列】

5. 在“來源”中輸入公式=INDIRECT()

6. 在括號中選擇左側的單元格

7. 注意，要去掉數字前面的【$】符號

然后我們來看看現在的表格，在系別這里點擊“財經系”，然后在專業下方就會出現對應的專業名稱。

快速填充區域

1. 確認無誤后，刪除單元格內容

2. 拖拽單元格右下角的填充柄

3. 使所有被填充區域都建立二級下拉列表