如果在Excel工作表的某一列中有大量文本數據，現在需要找出其中出現次數最多的10種數據，除了使用公式的方法（見本站《用數組公式找出一列中出現次數最多和最少的數據》一文），還可以使用數據透視表，也非常方便。

??? 假如數據在Sheet1表的A1:A100區域中，A1單元格中為列標題“名稱”。在Excel 2003中的操作方法如下：

??? 1.選擇A1:A100區域中的任一單元格，單擊菜單“數據→數據透視表和數據透視圖”，在彈出的對話框中單擊“完成”按鈕。這時Excel將在一個新建的工作表中建立空的數據透視表。

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??? 2.鼠標單擊“數據透視表字段列表”窗口中的“名稱”字段，將其拖到“將行字段拖至此處”區域中。

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??? 3.再次單擊“名稱”字段，將其拖至“請將數據項拖至此處”。這時數據透視表變成如圖所示：

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??? 4.選擇任一名稱，鼠標右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“字段設置”。

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??? 5.在彈出的“數據透視表字段”對話框中單擊“高級”按鈕。

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??? 6.在彈出的“數據透視表字段高級選項”對話框中，將“自動排序選項”設置為“降序”，“使用字段”選擇“計數項：名稱”；將“自動顯示前10項”設置為“打開”，單擊“確定”，如圖。

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?7，再次單擊“確定”，最后得到所需要的結果。